上海外国语大学差旅费管理办法
（上外办〔2014〕56号，上外办〔2016〕39号第一次修订，
上外财〔2019〕3号第二次修订）
第一章 总 则
第一条 为加强国内差旅费支出管理，规范差旅费的报销标准与程序，根据《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行〔2013〕531号）、《教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》（教财厅〔2014〕26号）、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）要求，按照精简高效、厉行节约的原则，结合国家有关规定和学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各部处、院（系）、中心（所）（以下简称各部门）的教职工（含在职人员、离退休人员、聘用人员）和学生（以下统称出差人员），因公临时到上海以外地区出差所发生的国内城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费的报销管理。
第三条 学校因公出差实行分级审批制度。各部门在审批出差时，必须从严控制出差人数和天数；严格差旅费预算管理，控制差旅费支出规模；严禁无实质内容、无明确教学、科研、公务等目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。
第四条 无论使用何种经费，所有出差人员在每次出差前均必须填写“上海外国语大学因公出差审批表”（附件一）。填写出差审批表时，必须写明出差人员姓名、出差时间、出差任务和详细行程等内容。
第五条 出差人员提出因公出差申请后，按学校相关规定程序进行审批。事先未办理出差审批手续的人员，一律不得出差。私自出差的，所有费用由个人承担，不得办理报销手续。
第二章 城市间交通费
第六条 城市间交通费是指出差人员因公到上海以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
第七条 出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。乘坐交通工具的等级见下表：
类别 | 对应人员 | 火车（含高铁、动车、全列软席列车） | 轮船（不包括旅游船） | 飞机 | 其他交通工具（不包括出租小汽车） |
一类 | 1.院士和相当于院士的人员； 2.部级及相当职务人员。 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座 | 一等舱 | 头等舱 公务舱 | 凭据报销 |
二类 | 1.教授等正高级职称人员； 2.岗位工资在五级（含五级）以上其他具有高级职称的专业技术人员； 3.司局级及相当职务人员。 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座 | 二等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
三类 | 其余人员 | 火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座 | 三等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
部级及相当职务人员出差，因工作需要，随行一人可乘坐同等级交通工具。
对于乘坐夕发朝至的全列软席火车，乘坐普通软席时，不受出差人员级别限制。
对于乘坐飞机出差且符合乘坐经济舱等级的出差人员，只能购买普通经济舱票，原则上不得购买“超级经济舱”等高于普通经济舱标准的其他类型的经济舱机票。
对既在管理岗位，又有专业技术职称的人员，可以按照“就高”原则报销。
未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。
第八条 到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。
第九条 为确保安全和节约差旅费开支，出差人员不得使用私车或私自包车出差。
第十条 因发生城市间交通费用而产生的订票费、签转或退票费、民航发展基金、燃油附加费等相关费用可以凭据报销。
第十一条 乘坐飞机、火车或者轮船的，允许购买交通意外险。乘坐一次交通工具限报一份交通意外险，多买费用自付。出差较多的人员，也可每年购买交通意外保险一份，但在一年投保期内，不得重复购买。
第三章 住宿费
第十二条 住宿费是指出差人员出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）发生的房租费用。
第十三条 住宿费限额标准按照财政部制定的分地区住宿费限额标准执行（附件二）。
对于住宿价格季节性变化明显的城市，住宿费限额标准在旺季可适当上浮一定比例。
第十四条 出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。
第四章 伙食补助费
第十五条 伙食补助费是指对出差人员在出差期间给予的伙食补助费用。
第十六条 伙食补助费按出差自然(日历)天数计算，除西藏、青海、新疆按每人每天120元外、其余地区均按每人每天100元标准包干使用。
第十七条 出差人员应当自行用餐。凡由接待单位统一安排用餐的，应当向接待单位缴纳伙食费。
第五章 市内交通费
第十八条 市内交通费是指出差人员因公出差期间发生的市内交通费用。
第十九条 市内交通费按出差自然(日历)天数计算，每人每天80元包干使用，也可选择按实报销。
选择包干使用的出差人员当天往返的，凭城市间交通费票据，市内交通费包干额度按2天计算。
第二十条 出差人员由接待单位或其他单位提供交通工具的，应向接待单位或其他单位交纳相关费用。
第六章 报销管理
第二十一条 各部门应当严格执行学校的因公出差审批制度，加强对本部门出差活动和经费报销的监督、审批和管理，对本部门出差审批制度执行情况、出差活动的必要性和真实性，差旅费预算及规模控制负责，并配合财务处把好差旅费的报销审核关。
第二十二条 出差人员在完成因公出差任务后，应及时到财务处办理差旅费报销手续。
第二十三条 出差人员在办理报销手续前，应填写“上海外国语大学差旅费报销单（附件三）”，并由承担差旅费的部门负责人或项目负责人和经办人在报销单上审批签字。
第二十四条 出差人员在办理报销手续时，应向财务处提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证：
1.上海外国语大学因公出差审批表；
2.上海外国语大学预约报销单；
3.上海外国语大学差旅费报销单；
4.城市间交通费（乘坐飞机的，还需提供登机牌）、住宿费和其他交通费等原始单据；
5.其他凭据（会议、培训通知或邀请函等）。
第二十五条 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销。凡乘坐实行实名制购票制度的飞机、火车、轮船、长途客车出差的，报销时机票、车票、船票、车票上的姓名应与出差人一致。订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费等凭据按实报销。
第二十六条 乘坐飞机的出差人员在报销机票费用时，应同时提供盖有售票单位财务或发票专用章的“航空运输电子客票行程单”原件，或机打税务发票（发票上须标明起始地、目的地和时间）原件，以及飞机登机牌。
第二十七条 住宿费在标准限额之内凭发票据实报销。
第二十八条 伙食补助费包干使用。
如果出差期间由接待单位统一安排用餐，且个人未缴纳伙食费，报销伙食补助费时应如实说明情况，扣除接待单位统一安排用餐的自然（日历）天数后，按出差目的地的标准报销伙食补助费。
第二十九条 市内交通费可选择包干使用或凭票据据实报销。如选择包干使用的出差人员，往返机场（或火车站等）的出租车费用、磁悬浮列车车票费用、专线客车费用在包干的市内交通费内统筹解决，不再另行报销。
如果出差期间由接待单位或其他单位提供交通工具，且个人未缴纳相关费用，报销市内交通费时应如实说明情况，按接待单位或其他单位提供交通工具的自然（日历）天数扣除市内交通费。
第三十条 出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的，一般不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。对于以下情况，据实报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
1. 受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等，凭邀请方负担住宿费的有效凭据，可以据实报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
2. 对于开展科研协作项目，协作单位提供免费住宿的，凭协作方提供的有效证明文件，可以据实报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
3. 对于开展调研，住在不能取得宾馆住宿费发票场所的，由出差人员提供住宿说明，由经费负责人审批签字后，可以据实报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
第三十一条 财务处应严格按本办法的有关规定审核差旅费开支。对于未经批准出差、没有差旅费预算或超预算的经费项目、审批手续不全、超范围和超标准开支，以及应当提供而无法提供发票的费用不予报销。
第三十二条 出差人员外出参加会议、培训，举办单位统一安排食宿的，会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支。出差人员往返会议、培训地点的城市间交通费、伙食补助费和市内交通费按本办法的相关规定报销。其中，选择包干使用的出差人员，伙食补助费和市内交通费按往返各1天计发，当天往返的市内交通费按2天计算。
第三十三条 出差人员外出参加会议、培训，主办单位统一收取的会议注册费、培训费、资料费、住宿费、伙食费、市内交通费等费用，可以凭据按实报销。但报销差旅费时应当扣除会议期间的伙食补助和包干市内交通费。
第三十四条 出差人员出差期间，事先经部门领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费扣除出差直线单程交通费的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和市内交通费。
第三十五条 出差人员在上海市郊区参加会议、培训等公务活动，一般不报销住宿费、伙食补助费。如果主办单位统一收取住宿费、伙食费、会议注册费的，可按照本办法的规定标准报销。
第三十六条 确因工作业务需要邀请学者、专家或有关校外人员来校开会、交流、访问或赴外地参加调研,可按以下情况对照学校相应标准报销差旅费：
（一）邀请来校开会的，可按《上海外国语大学差旅费管理办法》报销受邀人员城市间交通费，按《上海外国语大学会议费管理办法》报销住宿费、伙食费、市内交通费等。
（二）邀请来校交流、访问的，可按《上海外国语大学差旅费管理办法》报销受邀人员城市间交通费，在住宿费定额标准范围内凭票报销住宿费，不再发放伙食补助费和市内交通费。
（三）邀请赴外地参加调研的,可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
第三十七条 凡按规定从上海以外地区调入学校工作的人员，其因调动工作发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费按照本办法的有关规定予以一次性报销。随迁家属和搬迁家具发生的费用由调动人员自理。
第七章 监督问责
第三十八条 各二级单位应当加强对本单位工作人员出差活动和经费报销的内控管理，对违反差旅费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对出差活动及相关经费支出的监督检查。
第三十九条 出差人员不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求，不得在出差期间接受违反规定用公款支付的宴请、游览和非工作需要的参观，不得接受礼品、礼金和土特产品等。
第四十条 出差人员出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的费用，均由个人自理。对弄虚作假，虚报冒领因公差旅费，违反本办法有关规定的，按照有关规定严肃处理。
第四十一条 违反本办法，有下列行为之一的，依法依规追究相关单位和人员的责任：
（一）弄虚作假、虚报冒领差旅费的；
（二）擅自扩大差旅费开支范围、提高开支标准的；
（三）不按规定报销差旅费的；
（四）差旅费已全部或部分由校外单位负担，重复报销差旅费的；
（五）在差旅费中报销应由个人承担的费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的，由财务部门会同有关部门责令改正，涉及违规资金的，予以追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的，移交司法机关处理。
第八章 附 则
第四十二条 本办法相关开支标准根据国家或学校规定，定期进行调整。
第四十三条 上海外国语大学附属外国语学校，上海外国语大学教育发展基金会、学校全资或控股企业（含其下属单位）参照本办法，结合本单位实际制定实施细则。
第四十四条 本办法由财务处负责解释。
第四十五条 本办法经2019年12月23日党委常委会审议通过。自2019年12月25日起执行。在此之前发布的相关管理规定与本办法不一致的，按照本办法执行。
